Как организовать совещание и сделать его эффективным?

Совещание может стать эффективным методом решения проблем, а может быть источником финансовых дыр в бюджете компании. Как эффективно организовать совещание, чтобы тратить на них минимум времени и получать максимум пользы?

Время каждого работника стоит денег. Зная зарплату и продолжительность рабочего дня, можно без проблем рассчитать стоимость одного часа. Получается каждое мероприятие – созвон, планерка, совещание – имеет свою стоимость. Но далеко не все встречи имеют какую-то пользу и эффективность.

Исследование среди менеджеров показало, что 84% сотрудников тратит на рабочие встречи около 10 часов в неделю, 67% работников готовятся к совещаниям, и на это уходит до 4 часов в неделю. Получается, что организационные мероприятия в общем объеме могут занимать от одного до двух рабочих дней в неделю. При зарплате сотрудника в 100 тысяч рублей в месяц стоимость совещаний может достигать 30-35 тысяч рублей в месяц. Если посчитать расходы на всех участников совещаний, то выйдет кругленькая сумма, которая сливается без результатов.

Чтобы оптимизировать процесс проведения рабочих встреч и выделить критерии оценки, нужно проанализировать, как проходит встреча, как происходит выбор участников, какие цели и задачи ставит организатор и удается ли достигать поставленных целей.

Признаки неэффективного совещания

• Спонтанные встречи, о которых участники узнают за пару часов до начала мероприятия.

• Цель собрания не известна до последнего момента.

• На созвон или совещание приглашают всех сотрудников, кто хоть как-то отдаленно связан с темой.

• Во время встречи часть сотрудников ведут диалоги с клиентами в рабочих чатах или доделывают горящие задания.

• Рамки совещания ограничены не временем, а результатом обсуждения. Если руководитель еще «не договорил», встреча продолжается.

• Нет четких результатов совещания

• Нет поставленных задач для каждого сотрудника отдельно, есть лишь общий посыл от руководства.

Как сделать совещание эффективным?

Есть несколько критериев, по которым можно оценить результативность встречи:

• У собрания есть цель, она конкретна, ее можно достигнуть за выделенный отрезок времени. Например, менеджеры обсуждают правила составления отчета по проведенным сделкам.

• Состав участников включает в себя только нужных лиц, которые относятся к теме разговора. Например, для обсуждения редизайна сайта приглашают веб-дизайнера, маркетолога и фронтенд разработчика, а не всю команду специалистов.

• Для обсуждения подготовлен список вопросов, и все они адресованы конкретным участникам. Если есть человек, у которого нечего спросить – ему на встрече присутствовать не обязательно.

• Время встречи определено заранее, ее продолжительность известна, и все участники будут стараться уложиться в отведенный временной промежуток.

• В результате совещания рассмотрены все вопросы, по каждому приняты решения, которые выражаются постановкой конкретных задач для каждого участника встречи. Задачи имеют сроки реализации и критерии оценки эффективности.

Правила проведения совещания должны быть известны всем сотрудникам, и соблюдаться. Чтобы перейти от слов к действию, всем участникам встречи нужно перейти к конкретным шагам, необходимым для проведения эффективных рабочих собраний.

Руководителю нужно ввести календарь мероприятий для всех сотрудников компании. Подойдут онлайн-инструменты, с помощью которых работники будут видеть свою занятость и планировать встречи. Определите шаблон проведения совещания (можно воспользоваться пунктами выше), включая определение участников собрания, постановку вопросов и задач, ведение протокола встречи и возможности превышения обозначенного времени совещания.

Организатору встречи нужно формулировать цель и продумывать необходимость встречи. Если вопросы нельзя решить вне совещания, то нужно сформулировать повестку, создать приглашение для участников и зарезервировать время и место (для оффлайн-встреч). Задайте себе правило – не ставить время больше 40 минут, так как дальше внимание участников теряется, как и смысл обсуждения. Во время мероприятия постарайтесь следить за соблюдением сроков, фиксируйте основные моменты и контролируйте, чтобы предмет обсуждения соответствовал целям встречи. Сотрудникам необходимо своевременно принимать приглашения на мероприятия, готовиться с обсуждаемым вопросам и не отвлекаться на другие дела во время собрания.