17.09.2024

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это документ, который используется для фиксации отработанного времени сотрудниками организации. С помощью этого инструмента руководство отслеживает отработанное время и рассчитывает зарплату.

С помощью табеля организация:

ведет учет рабочего времени
рассчитывает средний заработок
считает зарплату
ведет отчетность.

Структура табеля учета рабочего времени состоит из нескольких основных разделов:

Шапка табеля, в которой указывается название организации, период, за который составляется табель, а также наименование документа.
Раздел с информацией о сотруднике, включающий в себя ФИО, должность, табельный номер и другие идентификационные данные.
График отработанного времени, в котором указываются дни месяца, часы начала и окончания работы, а также общее количество отработанных часов за каждый день.
Раздел для отметок о начислениях, удержаниях и прочих изменениях в заработной плате сотрудника.

Для ведения табеля используются формы Т-12 и Т-13. Т-12 удобнее для ручного заполнения и включает расчеты по оплате труда. Форма Т-13 больше подходит для ведения через электронные программы, и в ней отмечают только количество рабочих часов. Если компании не подходит ни один из стандартов, можно разработать собственный – для налоговой или трудовой инспекции важнее фактические данные, а не форма таблицы.

За ведение табеля могут отвечать разные подразделения: бухгалтерия или отдел кадров. Некоторые предприятия практикуют заполнение табеля руководителями подразделений.

Для ведения учета рабочего времени необходимо следовать определенным правилам:

Заполнять табель ежедневно, предпочтительно в конце рабочего дня. Табель закрывается в конце месяца, но если дата приходится на выходной день, можно провести закрытие на следующий день.
Вносить все данные о фактически отработанном времени, переработках, недоработках и отсутствиях сотрудника. Для этого в каждой форме есть условные обозначения.
Подписывать табель как сотрудником, так и руководителем подразделения.
Соблюдать требования трудового законодательства и внутренние положения организации при заполнении табеля.
Своевременно предоставлять табель для проверки и утверждения руководству.

Заполненные табели хранятся в течение 5 лет, а если сотрудники работают на вредном производстве – 50 лет. Если компания не ведет учет рабочего времени, ему грозят штрафы общей суммой до 100 тысяч рублей.

Соблюдение правил заполнения табеля учета рабочего времени является обязанностью как работника, так и работодателя. Этот документ влияет на формирование выплат, отчетность по налогам и может потребоваться во время проверок. Нарушение правил и отказ от ведения табеля приведут к получению штрафов и ошибкам в расчетах бухгалтерии, поэтому следует ответственно относиться к учету рабочего времени сотрудников.